Migliori software per hotel: come si chiamano, come funzionano e come scegliere il gestionale più adatto

I software per hotel sono strumenti indispensabili per chi gestisce strutture ricettive, semplificando la gestione delle camere, le prenotazioni e i servizi. In questo articolo, scopriremo come funzionano i migliori software per hotel e quali vantaggi offrono.

Cos’è un software per hotel e a cosa serve?

Cos’è un software per hotel?

Un software per hotel, noto anche come gestionale alberghiero, è uno strumento digitale progettato per semplificare e automatizzare le attività legate alla gestione di una struttura ricettiva. È pensato per hotel, bed and breakfast, resort e affittacamere, garantendo un’esperienza più fluida sia per il personale sia per gli ospiti.

A cosa serve un gestionale alberghiero?

I gestionali alberghieri aiutano a:

• Monitorare le prenotazioni in tempo reale.
• Gestire il check-in e il check-out.
• Organizzare la pulizia delle camere.
• Tenere traccia della disponibilità delle stanze.
• Analizzare i dati per migliorare le performance della struttura.

Migliori software per hotel: che programmi gestionali usano gli alberghi?

Gli hotel utilizzano una combinazione di operation manager, PMS, channel manager, booking engine e altri strumenti per gestire l’intero ciclo operativo. Questi programmi garantiscono la sincronizzazione tra i diversi canali di vendita online e il sito ufficiale, oltre a fornire un controllo totale delle operazioni interne dell’albergo.

Miglior software gestione hotel: le caratteristiche fondamentali

Gestione delle operazioni quotidiane dell’albergo

Una delle caratteristiche dei migliori software per hotel è la capacità di semplificare e ottimizzare la gestione delle operazioni quotidiane. Un programma gestionale efficace centralizza tutte le attività operative, come la pianificazione delle pulizie, la gestione della manutenzione e l’aggiornamento degli stati delle camere.

Attraverso software di gestione alberghiera, il personale può assegnare compiti specifici, monitorare lo stato di avanzamento in tempo reale e ricevere notifiche immediate in caso di problemi o richieste speciali da parte degli ospiti. Questo livello di controllo non solo riduce il rischio di errori, ma permette di risparmiare tempo prezioso, che può essere reinvestito in attività strategiche per migliorare l’esperienza dell’ospite.

Inoltre, l’ottimizzazione operativa garantita dai gestionali hotel aiuta a creare un ambiente di lavoro più organizzato e meno stressante per il personale, promuovendo una maggiore efficienza e motivazione.

Gestione delle camere e delle prenotazioni

La gestione delle camere è il cuore di ogni software per hotel. Questi strumenti consentono di visualizzare in tempo reale la disponibilità delle stanze, semplificando la distribuzione degli ospiti. Inoltre, è possibile configurare tariffe, promozioni e restrizioni di soggiorno direttamente dal gestionale, rendendo più efficace la pianificazione.

Per esempio, un PMS moderno permette di:

• Creare un calendario interattivo delle prenotazioni.
• Gestire upgrade e richieste specifiche degli ospiti.
• Monitorare lo stato delle camere (occupate, libere o in fase di pulizia).

Integrazione con channel manager e booking engine

Un software gestionale alberghiero non è completo senza l’integrazione ad un channel manager o un booking engine.

• Channel manager: automatizza la distribuzione delle camere sui vari portali di prenotazione (come Booking.com), evitando overbooking hotel o doppie prenotazioni.
• Booking engine: consente agli ospiti di prenotare direttamente dal sito ufficiale dell’hotel, riducendo la dipendenza dalle OTA (Online Travel Agencies).

Reportistica e analisi alberghiera

Un’altra caratteristica fondamentale è la capacità di generare report dettagliati. Con questi strumenti, i manager possono:

• Analizzare le prestazioni di vendita.
• Monitorare i flussi di cassa.
• Identificare trend e opportunità di crescita.

Questi dati aiutano a prendere decisioni strategiche basate su informazioni precise e aggiornate.

Come si chiamano i software gestionali degli hotel?

Operation Manager

I software di operation management, come Cora, rappresentano una soluzione essenziale per ottimizzare la gestione operativa e migliorare la qualità dei servizi offerti. Questi strumenti sono pensati per semplificare e automatizzare attività quotidiane fondamentali, come:

• Housekeeping: organizzazione e monitoraggio delle pulizie delle camere, con aggiornamenti in tempo reale sullo stato delle operazioni.
• Manutenzione: segnalazione e risoluzione di guasti o interventi tecnici, garantendo la piena efficienza delle strutture.
• Conteggio biancheria, amenities e minibar: gestione accurata dell’inventario, evitando lunghe rendicontazioni e assicurando che ogni stanza sia sempre pronta ad accogliere gli ospiti.

Un altro aspetto cruciale dei software di operation management è la tracciabilità della comunicazione interna, che consente al personale di collaborare in modo efficace e di risolvere rapidamente eventuali problemi. Grazie a queste funzionalità, le strutture possono:

• Incrementare la qualità percepita dagli ospiti.
• Ridurre i tempi di intervento e migliorare la puntualità del servizio.
• Creare un ambiente di lavoro più organizzato e produttivo.

PMS (Property Management System)

Il PMS (Property Management System) è il software principale per la gestione di una struttura alberghiera. Si occupa di:

• Gestione delle prenotazioni e del check-in/check-out.
• Controllo delle tariffe, dei pagamenti e delle politiche di soggiorno.
• Monitoraggio in tempo reale dello stato delle camere, semplificando la pianificazione operativa.

I PMS sono indispensabili per ottimizzare le attività quotidiane e migliorare l’efficienza complessiva della struttura, integrandosi spesso con altri strumenti come l’operation manager, il channel manager e il booking engine.

Channel Manager

Il channel manager sincronizza disponibilità e prezzi delle camere su diversi canali di vendita online (OTA, GDS, siti web ufficiali), riducendo al minimo gli errori manuali. Questo tipo di software è fondamentale per:

• Evitare l’overbooking.
• Massimizzare la visibilità su piattaforme come Booking.com, Expedia e Airbnb.
• Automatizzare gli aggiornamenti delle tariffe in base alla domanda.

Booking Engine

Il booking engine è lo strumento che consente agli ospiti di prenotare direttamente dal sito web ufficiale dell’hotel. Tra i principali vantaggi:

• Eliminazione delle commissioni imposte dalle OTA.
• Incremento delle prenotazioni dirette, grazie a un’interfaccia semplice e ottimizzata per l’utente.
• Possibilità di integrare offerte e pacchetti promozionali personalizzati.

CRM (Customer Relationship Management)

Un CRM permette di gestire le relazioni con i clienti attraverso l’analisi e l’organizzazione dei dati raccolti durante il soggiorno. Questo tipo di software aiuta a:

• Personalizzare l’esperienza degli ospiti con offerte dedicate.
• Fidelizzare la clientela grazie a programmi di loyalty.
• Inviare comunicazioni mirate pre e post-soggiorno.

Tutti questi software sono ideali per hotel e B&B che vogliono distinguersi per efficienza e attenzione ai dettagli, contribuendo non solo a soddisfare, ma anche a superare le aspettative dei propri ospiti.

Vantaggi di utilizzare PMS / software di gestione alberghiera

Ottimizzazione delle operazioni quotidiane

Un gestionale per hotel automatizza molte attività ripetitive, consentendo al personale di concentrarsi su ciò che conta davvero: l’ospitalità.

Maggiore visibilità online

Grazie all’integrazione con channel manager e booking engine, la struttura può essere presente su più piattaforme, attirando un numero maggiore di ospiti.

Riduzione degli errori umani

I migliori software per hotel eliminano il rischio di errori come overbooking o discrepanze nei pagamenti, migliorando l’efficienza operativa.

I vantaggi specifici di Cora per il tuo albergo

Cora è un software progettato per semplificare e ottimizzare la gestione operativa degli hotel, con un focus particolare sull’efficienza e sulla qualità del servizio offerto. Gli hotel che scelgono di implementare Cora possono beneficiare di vantaggi concreti in diverse aree chiave:

Efficienza e consistency operativa

Cora garantisce una gestione fluida e uniforme delle attività quotidiane. Attraverso dashboard intuitive e un’housekeeping app user-friendly, il software consente al personale di coordinarsi facilmente, evitando incomprensioni e ritardi. Questo si traduce in una maggiore produttività e in un’esperienza più lineare per gli ospiti.

Monitoraggio degli indicatori di costo

Grazie alla possibilità di tracciare e analizzare il consumo di risorse come biancheria, amenities e minibar, Cora permette agli hotel di identificare sprechi e ottimizzare le spese. Inoltre, la funzionalità di reportistica avanzata offre una panoramica dettagliata delle spese operative, aiutando i manager a prendere decisioni informate per migliorare la redditività.

Controllo qualità

Cora consente di implementare un sistema di controllo qualità efficace, monitorando ogni aspetto del servizio, dalle pulizie alla manutenzione. Le segnalazioni immediate di eventuali problemi assicurano interventi rapidi, migliorando la percezione degli ospiti e mantenendo alti gli standard della struttura.

Tracciabilità e trasparenza interna

La comunicazione tra i diversi reparti viene semplificata, con ogni attività e richiesta che diventa immediatamente visibile sulla piattaforma. Questo aiuta a creare un ambiente di lavoro più trasparente e organizzato, riducendo lo stress del personale e migliorando l’interazione tra i team.

Miglioramento dell’esperienza degli ospiti

Grazie alla precisione e all’efficienza operativa che Cora garantisce, gli ospiti beneficiano di un soggiorno impeccabile. Camere sempre pronte e curate, interventi tempestivi e un’organizzazione senza intoppi contribuiscono a superare le aspettative, aumentando le probabilità di recensioni positive e fidelizzazione.

Cora non è solo un software, ma uno strumento strategico che rende la gestione alberghiera più semplice, efficiente e orientata alla qualità. Una scelta che ogni manager ambizioso dovrebbe considerare.

Come scegliere il miglior software / programma per il tuo hotel

Fattori da considerare nella scelta dei migliori software per hotel

Scegliere il software giusto dipende da diversi aspetti, come:

• Dimensioni della struttura: un piccolo B&B avrà esigenze diverse rispetto a un grande resort.
• Budget disponibile: esistono soluzioni per tutte le tasche, da quelle base alle più avanzate.
• Facilità d’uso: un’interfaccia intuitiva riduce i tempi di formazione del personale.

Software alberghieri on-premise vs cloud-based

• On-premise: richiede l’installazione su server locali. È ideale per chi vuole avere il pieno controllo dei dati, ma comporta costi di manutenzione più elevati.
• Cloud-based: funziona interamente online, è accessibile da qualsiasi dispositivo e offre aggiornamenti automatici.

I migliori software per hotel sul mercato

Tra i miglior software gestione hotel ci sono:

• Cora: una piattaforma di operation management user-friendly e adattabile a qualsiasi realtà ricettiva.
• Opera PMS: miglior PMS per grandi strutture.
• Cloudbeds: ideale per hotel indipendenti e B&B.
• RoomRaccoon: una piattaforma tutto in uno con funzionalità di PMS, channel manager e booking engine.
• Mews: un PMS cloud-based intuitivo e ricco di funzionalità.

Ogni software gestione alberghi ha le sue peculiarità, quindi è importante valutare quale si adatta meglio alle esigenze specifiche della struttura.

Quanto costano i gestionali hotel?

Fasce di prezzo dei migliori software per hotel

• PMS: a partire da 50-100 euro al mese per le soluzioni base, fino a 500 euro per i sistemi più avanzati.
• Channel manager: 20-100 euro al mese, in base al numero di canali integrati.
• Booking engine: dai 30 ai 150 euro al mese, a seconda delle funzionalità offerte.
• Operation manager: a partire da 99 euro al mese, in base alle feature presenti.

Fattori che influenzano i costi del programma

Il prezzo dei migliori software per hotel dipende da vari elementi, come:

• Numero di camere gestite.
• Moduli aggiuntivi richiesti.
• Personalizzazione e supporto tecnico.

Quindi, quanto è importante adottare software alberghieri?

L’implementazione di un software gestionale rappresenta una scelta strategica cruciale per gli hotel che vogliono restare competitivi e al passo con le esigenze del settore. I gestionali per hotel ben progettati non solo migliorano l’efficienza operativa, ma elevano anche la qualità del servizio offerto agli ospiti, favorendo una gestione più fluida e organizzata delle attività quotidiane.

In un’epoca in cui la digitalizzazione dei processi è ormai inevitabile, adottare tecnologie innovative significa abbracciare il futuro e prepararsi a un mercato sempre più dinamico e sfidante. Gli hotel che investono nella digitalizzazione non solo ottimizzano i costi e le risorse, ma si posizionano come strutture moderne, capaci di rispondere con agilità alle aspettative dei viaggiatori di oggi.

Scegliere il giusto software alberghiero è quindi una decisione che non può essere sottovalutata: è il primo passo verso un turismo più smart, sostenibile e orientato al successo.