Software gestione albergo in cloud: perché investirci

Quante volte hai pensato di dover svolgere delle operazioni veloci per il tuo hotel ma hai dovuto spendere tempo per recarti presso la tua struttura?
Lo sai che da quando i software in Cloud sono diventati parte integrante della nostra vita puoi migliorare la gestione del tuo albergo comodamente dal divano di casa utilizzando un qualsiasi dispositivo?
Sfruttare la tecnologia cloud ti permette di semplificare e digitalizzare i processi di pulizia, manutenzioni e forniture all’interno delle strutture ricettive ed extra-ricettive.

Rinnovare il modo di organizzare ti può sembrare superficiale, ma queste operazioni è il primo step per stare al passo con i tempi e aumentare la qualità del servizio che offri.

Software gestione albergo: l’evoluzione

Nel corso degli ultimi anni, grazie allo sviluppo della tecnologia, la gestione degli hotel e strutture simili si è evoluta rapidamente.
Inizialmente si utilizzavano Tableau cartacei, sui quali era necessario annotare tutto a penna. Poi si è passati a organizzare le pulizie, le manutenzioni e altre operazioni con l’acquisto di server e l’installazione di software  sul pc fisso dell’albergo e successivamente ai fogli Excel.
Oggi ci troviamo di fronte ad un nuovo punto di svolta: l’utilizzo di software in cloud per la gestione del vostro albergo.

A cosa serve il cloud?

I software gestionali in cloud permettono di gestire da remoto tutte le procedure interne alle strutture ricettive ed extra-ricettive senza bisogno di installare un software o acquistare un server.
Basta avere una connessione internet per essere operativi in ogni momento.
Il cloud è dunque una soluzione flessibile ed adattabile alle esigenze di ogni struttura. Prima di tutto per quanto riguarda il prezzo, perché è accessibile anche dalle piccole realtà e perché esistono software per la gestione alberghiera free o open source. Poi, per la sua semplicità, in quanto essendo gestito interamente online vi si può accedere da qualsiasi luogo.

Molte strutture alberghiere però continuano a utilizzare vecchi sistemi di  con server in house, nonostante questo comporti alti costi sia nel momento dell’acquisto sia per la frequente manutenzione necessaria.

Perché dovresti investire in un software in cloud?

Se non ti sei ancora deciso a investire in un nuovo software gestionale in cloud, vediamo insieme quali sono i numerosi vantaggi che questo investimento tecnologico può apportare alla tua struttura:

• l’investimento iniziale è ridotto, non dovendo comprare né server né software;
• non bisogna installare nessun software, la gestione avviene da remoto;
• la consulenza IT non è necessaria perché i problemi sono risolti dalla casa madre;
• puoi utilizzarlo ovunque e da qualsiasi dispositivo (PC, tablet o smartphone);
• permette l’integrazione con diversi software.

Probabilmente ora ti chiederai in quali specifici ambiti e operazioni ti può essere utile utilizzare un software in albergo. Te li mostro subito:

• PULIZIA: per ottimizzare le procedure di pulizia delle camere, avere una comunicazione più efficace ed essere sempre pronti per i clienti.
• PRENOTAZIONE: per digitalizzare una delle prime fasi di contatto con l’albergo e rendere più semplici i pagamenti, senza bisogno di telefonate.
• CONTROLLO COSTI E FORNITURE: avere uno sguardo sui costi è sempre utile per capire dove ci sono sprechi e quindi dove c’è biso una gestione migliore.
• MANUTENZIONI: per essere sempre pronti in caso di problemi e soprattutto agire nel minor tempo possibile in modo da assicurare un soggiorno eccellente agli ospiti.
• REVENUE MANAGEMENT: per migliorare la redditività del tuo hotel attraverso la gestione delle strategie di prezzo.
• SELF CHECK IN E CHECK OUT: per rendere l’esperienza del cliente ancora più comoda e evitare procedure di front office con orari standard.

Come scegliere il software per il tuo albergo

Nella scelta del software in cloud bisogna tenere in considerazione diversi aspetti.
Un primo elemento da analizzare è sicuramente la dimensione. Ci sono software che offrono servizi pensati appositamente per i grandi hotel, ma anche opzioni più semplici ed economiche che rispondono meglio alle esigenze delle strutture di piccole e medie dimensioni.
Bisogna valutare anche la possibilità di personalizzazione, in quanto questo aumenta i benefici di utilizzare il  software e, di conseguenza, l’utilità.

Un altro aspetto da considerare è la facilità di utilizzo. Non tutti siamo “allenati” con la tecnologia, quindi è importante che il software che si utilizza per la gestione dell’albergo sia intuitivo e facilmente comprensibile.